Innkjøpsordre og faktura i samme system

Gjør fakturabehandlingen din enklere og mer effektiv. Med automatisk matching forsvinner mange manuelle skritt samtidig som kontrollen øker.

Palette matcher ordre og varemottak med faktura og det er enkelt å sette opp regler for eventuelle avvik. Den manuelle innflytelsen er minimal og meget enkel.

Rene Faurskov, Finance Manager på Sportmaster i Danmark

Innkjøpsordre og faktura i samme system

Med matching øker automatiseringen

Hvorfor bruke tid og penger på å manuelt behandle leverandørfakturaer når hele prosessen kan automatiseres med matching av innkjøpsordre? Om en faktura matcher brukes kontering og attestering fra bestillingen og den kan gå direkte til betaling uten manuell behandling. Med enkle regler styres avvikshåndtering og hvilke avvik som kan tolereres.

Matching på hoved- eller radlinje

Matching av fakturaer og innkjøpsbestillinger kan skje på hode-/ eller linjenivå. En faktura kan inneholde poster fra flere ordre og en faktura kan matches mot ordre uavhengig om de er helt eller bare delvis levert. Prinsippet er å automatisere prosessen så mye som mulig, slik at en bare bruker ressurser på avvikshåndtering.

Med matching øker automatiseringen

Fem hovedfunksjoner:

  • Full automatisering «Touchless invoice»
  • Forhåndsdefinerte regler for matching
  • Matching på hoved- eller radlinje
  • Rask og enkel avviksbehandling
  • Enkel integrering mot eksisterende innkjøpssystem
Komplettera med:

Kontrakt

Forenkle bedriftens behandling av kontrakter og avtaler. Få automatiske påminnelser i forkant av kontraktens utløp og match repeterende fakturaer mot kontrakter.

Bestilling

Effektivisere innkjøpsprosessen gjennom å handle riktig vare, fra riktig leverandør til riktig pris. Få kontroll over de indirekte kostnadene allerede i dag.

Efaktura

Automatisere fakturabehandlingen din med efaktura eller skanning/tolking av papirfakturaer. Med Pagero når du 2,5 millioner selskaper.

Ordrematching

Med automatisk matching tar vi behandlingen av dine leverandørfakturaer til neste nivå. Les om hvordan Palette kan forenkle din fakturabehandling.

Attest og avvikshåndtering

Automatisere inngående fakturaer og spar masse tid. Systemet finner korrekt fakturaer, attestering kan gjøres på mobiltelefon og kun avvikene må behandles manuelt.

Analyse og rapportering

Ved hjelp av all informasjon som er i løsningen til Palettes fakturabehandling kan du ta frem realtidsrapporter over kostnader, leverandører og betalinger.

Effektivisere en helhetlig løsning

Bedre struktur på dine leverandørfakturaer

Automatisere fakturabehandlingen maksimalt ved å la systemet finne fakturaer mot innkjøpsbestillinger eller kontrakt. Behandler kun avvik og få tid til overs til mer kvalitetsarbeid.

Spar tid og penger for hele organisasjonen

Med riktig system blir det enklere for både administrasjon og medarbeidere å behandle innkjøp, fakturaer og utlegg. Samtidig blir det mindre administrasjon på økonomi- og innkjøpsavdelingene.

Større kontroll og lavere kostnader

Når hele prosessen automatiseres blir det enklere å kjøpe riktig vare, fra riktig leverandør til riktig pris. Attestere innkjøpsbestillingen istedenfor fakturaen og få full kostnadskontroll før kjøpet skjer!

Automatiser dine leverandørfakturaer

Automatisk avviksbehandling

Enkelte typer avvik kan behandles automatisk. Det kan sette opp regler for hvor mye en faktura kan avvike mot ordre. Disse reglene kan settes opp på både hode-/ og linjenivå og kan settes til prosent eller nøyaktig beløp. Det er også mulig å angi bestemte regler for hver leverandør. Om en ved matching har prisavvik, kan det settes opp automatisk kontering for prisavvik.

Matching mot innkjøpsordre i annet system

Palettes matching kan brukes mot PaletteBuyer, men også mot eksterne innkjøpssystem. Systemet integreres og konfigureres etter kundens ønsker og behov. F.eks. kan Palette setter opp for å behandle automatisk matching, men kan også manuelt matche fakturaer ved behov. Matching kan settes opp basert på beløp eller antall underliggende ordre.