Case

Så tog Coor steget mot en komplett purchase-to-pay-lösning

Facility management-leverantören Coor brottades under många år med en omständlig fakturahantering. När företaget bestämde sig för att ersätta sitt fakturahanteringssystem med en komplett purchase-to-pay-lösning föll valet på Palette.

För företag som levererar tjänster inom facility management är fakturahanteringen ofta en stor utmaning. Coor, som är en av Nordens ledande och största leverantörer inom området, tvingades löpande anpassa sitt tidigare fakturahanteringssystem för att få hanteringen att funka. Till slut ledde de många ändringarna till att systemet blev instabilt, utan att för den delen leva upp till Coors ökade krav och behov.

Projekt och produkt avgörande

Coor sökte efter en flexibel purchase-to-pay-lösning i form av ett system som skulle kunna hjälpa oss med inköp och säkerställande av leverantörslojalitet, men som även levde upp till våra interna attestregelverk. Efter en grundlig upphandling och utvärdering föll valet på Palette, som utöver att leverera en lösning som uppfyllde Coors tekniska och legala krav också hade en strategi för ett smidigt systembyte. Eva Petré Rege, Reskontrachef på Coor, berättar:

– Palette hade en tydlig och realistisk projektplan och det märktes att de har genomfört projekt av den här storleken och komplexiteten tidigare.

Tidsbesparingar genom automation

Coor började använda sig av Palette i november 2017 efter ett effektivt och intensivt implementationsprojekt. I dag kan Eva Petré Rege lita på att attestinstruktionerna följs, att systemet är flexibelt nog för att kunna anpassas utan att prestandan påverkas och att kostnader automatiskt loggas på rätt kostnadsställe.

En annan påtaglig förbättring handlar om stora tidsbesparingar tack vare att tidigare manuella och tidskrävande processer automatiserats. Palette kan ”lära” av användarnas beteende, för att på så sätt underlätta användningen ytterligare. Tid sparas även genom ett användarvänligt och överskådligt gränssnitt. Eva Petré Rege tillägger:

– Fakturaflöden i Palette visar tydligt var fakturor kommer ifrån och vart de är på väg, vilket är otroligt fördelaktigt i samband med ett bokslut. Tack vare det grafiska attestflödet är det enkelt för alla i organisationen att styra om fakturor och snabba på hanteringen.

Under hösten 2018 fortsätter Coor att automatisera fler processer med Palette, bland annat hanteringen av periodiska fakturor.