Blogg / Fakturabehandling

ReadSoft skanner og tolker fakturaer

Når man begynner med elektronisk fakturahåndtering er selve datainnsamlingen en viktig rolle for den påfølgende prosessen. Datainnsamlingen, d.v.s skanning og tolking av fakturaer, er det første skrittet i den daglige behandlingen av leverandørfakturaer. Mange bedrifter har lykkes godt med å automatisere større deler av arbeidet, men for enkelte er det et problemområde. I denne artikkelen beskriver vi hvordan løsningen til ReadSoft fungerer og gir deg tips til hva som må gjøres for å lykkes. Automatiseringsgraden for brukerne av ReadSoft ligger mellom 80 -90 %.

Slik fungerer ReadSoft

Dine leverandører sender fakturaer til deg enten i posten eller sender på e-post som PDF-faktura til din e-postadresse for fakturaer. Papirfakturaene skannes og PDF-fakturaene hentes i innboksen, begge løsningene tolkes for automatisk innlesing. Programvaren til ReadSoft kan lese fakturainformasjon på hoved- eller radlinje (artikler, pris, antall osv.). ReadSoft flagger de feltene som ikke tolkes til 100 % for en ekstra kontroll før fakturaen sendes til Palette for kontering og attestering. Programvaren har nettsky-løsning (ReadSoft Online) men kan også installeres hos deg (ReadSoft Invoices). Vi anbefaler skytjenesten som optimaliserer seg selv og lærer seg hvordan dine fakturaer ser ut og det manuelle kontrollskrittet etterhvert blir mindre.

ReadSoft Online eller ReadSoft Invoices

ReadSoft Online er en skytjeneste og er tilgjengelig når som helst og hvor som helst.

ReadSoft Invoices installeres lokalt hos deg, men du kan fortsatt fordele arbeidet over flere kontorer gjennom funksjonen «distribuert skanning» og «nett-bekreftelse».

Uansett hvilken ReadSoft-løsning du velger kan du fordele arbeidet til ulike plasser og land for en geografisk spredt virksomhet eller for balansering av arbeidstopper.

Funksjoner i ReadSoft

  • Du kan behandle flere selskaper i en og samme ReadSoft-løsning.
  • Brukergrensesnitt på mange språk for globale organisasjoner.
  • Landsbestemte innstillinger for MVA, datoformat, valuta og tegnsett.
  • Behandler både papirfakturaer og PDF-fakturaer sendt i e-post i samme løsning.
  • Tolker informasjon på radlinje selv om linjene varierer i lengde eller mellomrom.
  • Automatisk validering av totalsummen og MVA-beløpet.
  • Behandler ensidig og flersididige fakturaer i en prosess.
  • Selvlærende teknologi som bli bedre for hver faktura som tolkes. Du kan til og med optimere fakturainnlesingen gjennom å optimere malene i ReadSoft Invoices eller å bruke funksjonen tilbakemeldinger i ReadSoft Online.
  • Rapport og analyseverktøy for optimalisering av prosessen.
  • Fakturaer som tolkes til 100 % kan automatisk gå videre til Palette, men kan også velge å verifisere alle fakturaer uavhengig av tolkingsgrad.

Slik lykkes du med ReadSoft – tips fra våre kunder

  • Velg en leverandør av fakturabehandling eller purchase-to-pay som til og med støtter din ReadSoft-løsning slik at du ikke kommer i klem mellom leverandører.
  • Optimer malene for de leverandører som sender flest fakturaer om du bruker ReadSoft Invoices for da sparer du masse tid og øker tolkingsgraden betraktelig.
  • Bruk funksjonen tilbakemelding i ReadSoft Online når noe tolkes feilaktig slik at det blir rettet opp og optimert av ReadSofts utviklere og kundestøtte.
  • Velg en skanner som er godkjent av ReadSoft.
  • Slipp igjennom fakturaer som er «grønne».

Neste skritt for ukjent automatisering: ta i bruk e-faktura

Flere og flere bedrifter bytter til e-faktura som ytterligere automatiserer datainnsamlingen. Vi har et strategisk samarbeid med Pagero som sørger for at mange av våre kunder over hele verden får e-faktura.

Fordeler med e-faktura:

  • Ingen postgang, som sørger for at de kommer raskere inn i systemene deres (ekstra viktig for utenlandske leverandører).
  • Minimerer feil da fakturainformasjonen leses og ikke tolkes.
  • Du kan stille krav til fakturainnholdet og returnere ufullstendige fakturaer.
  • E-faktura er en forutsetning for enkel behandling av informasjon på radlinje.

Följ länken om du vill läsa mer om e-faktura för företag

ReadSoft ble grunnlagt i Sverige i 1991 og er i dag en del av Kofax Inc.

Print or share Publish date: 2019-08-30