Blogg / Fakturabehandling

Fakturaskanning – løsningsvalg for EFH

Datafangst er sentral når en starter med elektronisk fakturahåndtering. Mange bedrifter har lykkes godt med å automatisere større deler av arbeidet, men for enkelte er det et problemområde. Det er også et område som diskuteres mye da flere land stiller krav til efaktura.

I denne artikkelen beskriver vi de forskjellige alternativene for fakturaskanning som og gjør rede for fordeler og ulempter med de respektive løsningene. Vi kommer til og med inn på efakturaens påvirkning på datainnsamlingen, men tar ikke noe dypdykk ned i emnet (ønsker du å lese mer om efaktura, kan du klikke her).

Fakturaskanning i egen regi eller kjøpe tjenesten?

Uansett om dere vurderer å skanne og tolke fakturaene selv eller å kjøpe en skanningtjeneste, kan det ta litt tid før rutinene sitter. De av våre kunder som har testet begge alternativene opplever at det går mye raskere i starten om du ikke må endre fakturaadressen.

Vi anbefaler programvaren til Readsoft for egen skanning og et lokalt skanningselskap for tjenesten (ta kontakt med oss så forteller vi mer om selskaper i landet / de land dere er representert). Uavhengig hvilken vei du velger overføres fakturabildet og fakturainformasjonen automatisk til Palette.

Skanne fakturaene selv – dette gjør du

Dine leverandører sender fakturaer til deg enten i posten eller PDF faktura til epostadresse for fakturaer. Papirfakturaene skannes og PDF-fakturaene hentes i innboksen, begge løsningene tolkes automatisk. Programvaren til Readsoft kan lese fakturainformasjon på hoved- eller linjenivå (artikler, pris, antall osv.). Readsoft flagger de feltene som behøver en ekstra kontroll før fakturaen sendes til Palette for kontering og attestering. Les mer om programvaren til Readsoft her.

Fordeler:

  • Programvaren til Readsoft finnes som skyløsning, men kan også installeres hos deg.
  • Vi anbefaler skytjenesten som optimaliserer seg selv og lærer seg hvordan dine fakturaer ser ut og fører til at manuelle kontroller etterhvert blir mindre.
  • Dine ansatte er eksperter på fakturaene og behandler raskt og enkelt de fakturaer som flagges for kontroll.
  • Det er lett å bytte over til efaktura og du gjør det når du selv ønsker.
  • Brukergrensesnitt på mange språk for globale organisasjoner.
  • Enkelt å fordele arbeidet til ulike plasser og land for geografisk spredte organisasjoner, for de som deler deres egne servicesentre eller ved balansering av arbeidstopper.

Ulemper:

  • Papirfakturaer knytter noen til manuelt arbeid på kontoret.
  • Investering og vedlikehold av skanner.

Et ytterligere alternativ for å løse datainnsamling, er å outsource tjenesten eller å motta e-fakturaer utelukkende. Dette forteller vi mer om i neste blogginnlegg.

Print or share Publish date: 2019-08-23