Blogg / Purchase-to-pay

Från inköp till betalning: Buyer’s Guide

De flesta företag och organisationer strävar idag efter att automatisera manuella arbetsuppgifter. Detta gäller i synnerhet processen från inköp till betalning. Att eliminera manuella och rutinartade arbetsmoment inom leverantörsreskontra står ofta högt upp på önskelistan för ekonomifunktionen.

Ett sätt att ta automatiseringen till nästa nivå, t.ex. efter att ha infört elektronisk fakturahantering, är att även digitalisera inköpsprocessen. Det leder till mindre manuellt arbete för både inköps- och ekonomifunktionerna, bättre inköpstyrning och ökad kontroll.

Men hur gör man då? Det finns en uppsjö av olika digitala lösningar som knyter ihop processen från inköp till betalning. Vilket system skall man välja? Och hur utvärderar man potentiella leverantörer?

Buyer’s Guide för processen från inköp till betalning

För att svara på dessa frågor har vi satt ihop en buyer’s guide som beskriver vad man bör tänka på vid upphandling av en digital lösning för purchase-to-pay.

Drivkrafter för en digitaliserad process

Det finns två huvudsakliga drivkrafter för att automatisera processen från inköp till betalning:

1. Smidigare hantering av leverantörsfakturor

Arbetet inom leverantörsreskontra blir enklare, mer effektivt och risken för fel minskar. Utöver uppenbara tids- och kostnadsbesparingar, blir kvaliteten på underliggande data avsevärt bättre. Det blir enklare att ta fram korrekta beslutsunderlag gällande inköp, leverantörer och kostnader.

2. Inköpsprocessen förbättras

Det blir enklare att styra inköpen till prioriterade leverantörer, samtidigt som inköpsavdelningen avlastas genom att de flesta medarbetare kan göra sina beställningar själva. På längre sikt stärks relationen till de utvalda leverantörerna, inköpskostnaden sjunker och det blir enklare att få en överblick över vad som köps in per kategori och leverantör.

De verksamheter som investerar i en digital lösning för purchase-to-pay, gör det för att komma till rätta med ett eller båda av ovanstående problem.

Första steget är att identifiera vilken eller vilka av ovan drivkrafter som är högst prioriterad. Det påverkar i hög grad vilken lösning som passar bäst.

Är den huvudsakliga drivkraften automatisering av leverantörsfakturorna, inköpsprocessen eller är båda processerna lika högt prioriterade?

Hur fungerar en lösning för purchase-to-pay?

En digital lösning för processen från inköp till betalning automatiserar inköp och fakturahantering i en och samma plattform.

Funktioner som ofta ingår är avtalsdatabas, e-inköp, e-faktura, leverantörsregister, fakturamatchning, attestflöde och verktyg för rapportering och/eller spendanalys.

De allra flesta organisationer börjar med att använda funktionerna för automatiserad fakturamatchning och ett regelbaserat attestflöde. I nästa steg kanske man väljer att lägga till e-inköp och avtalshantering och slutligen spendanalys för lättillgänglig kostnadsöverblick.

Många purchase-to-pay-lösningar kan också integreras med ett befintligt inköpssystem eller BI-verktyg. Där ser behoven mellan olika verksamheter väldigt olika ut.

Slutligen är det av yttersta vikt att purchase-to-pay-lösningen erbjuder en smidig och väl fungerade integration till ekonomi- eller affärssystemet. Kanske finns flera olika ekonomisystem inom organisationen?

Att välja rätt för lösning för purchase-to-pay

Ladda ner vår Buyer’s Guide och läs fler tips och råd om vad man ska tänka på när man investerar i en purchase-to-pay-lösning. Guiden är kostnadsfri och du behöver inte lämna ut kontaktuppgifter för få tillgång till den.

Till guiden

 

Print or share Publish date: 2019-08-14