Blogg / Efaktura, Fakturabehandling

Digital transformation av fakturaprocesser

Runt om i världen håller elektronisk fakturering (e-fakturering) på att bli den dominerande formen för olika fakturaprocesser; både när det gäller att skicka och ta emot fakturor. I de nordiska länderna är e-faktura vanligt förekommande sedan flera år tillbaka och formatet är snart vanligare än pappers- eller PDF-faktura.

Vissa länder i Norden, men även i övriga Europa, har börjat lagstifta kring införandet av e-faktura. I Frankrike har man t.ex. en målsättning att samtliga fakturor skall vara digitala till år 2020.

Samtidigt finns det vissa länder som fortfarande förlitar sig på icke-digitala metoder.

I USA är bara 40% av de fakturor som hanteras av myndigheter elektroniska. Det innebär att 11,4 miljoner fakturor fortfarande helt eller delvis hanteras manuellt – vilket är ineffektivt, skapar många fel och kan leda till utdragna hanteringstider med eventuellt försenade betalningar som följd. Manuell hantering av just leverantörsfakturor kan vara väldigt kostsam, vilket vi diskuterat i ett tidigare blogginlägg.

När alltfler organisationer världen över går över till e-fakturering, blir det inte bara enskilda företag som drar fördel av förändringen, utan även hela ekonomier och ekosystem – eftersom papper helt elimineras från processen. När allt fler går över till e-fakturering, kommer vi även att få se mer av nedan trender, som slår igenom inom stora delar av näringslivet:

Automatisering

Lösningar för fakturahantering med automatiserade flöden blir allt vanligare. Det innebär att kontroll, matchning och attest automatiseras. Det innebär så klart att företag spar tid och att fel som uppstår i samband med manuell inmatning elimineras. Automatisering frigör personalresurser och det blir mer tid över till att fokusera på strategiska uppgifter. Exempel kan vara att förhandla fram rabatter från leverantörer.

Fakturahantering som molntjänst

Molnet innebär ökad bekvämlighet för många företag. System och data blir tillgängliga även utanför kontoret och detsamma gäller lösningar för elektronisk fakturahantering. Moderna SaaS-lösningar (Software as a Service) gör det möjligt för personalen att både granska, kontera och attestera fakturor när man är på språng. Det blir allt vanligare att man arbetar utanför kontoret, som en direkt följd av digitaliseringen, och denna möjlighet finns redan med vår fakturahanteringslösning i molnet, PaletteOnline.

Betala i tid

Som vi skrivit i ett tidigare inlägg, kan försenade betalningar leda till böter och sämre relationer med leverantörerna. Att få betalt i tid är generellt viktigt för leverantörer. I synnerhet små- och medelstora företag kan riskera att gå omkull om de inte får betalt i tid från sina kunder.

Med digitala fakturaprocesser, kommer även genomsnittliga betalningstider att reduceras, eftersom digitala fakturor går snabbare att hantera och ger upphov till färre fel. Leverantörerna blir gladare och betalningspåminnelserna färre.

När verksamheter genomgår digital transformation, berörs även fakturaprocesserna och i takt med att pappershanteringen och många manuella processer elimineras. För i stort sett alla organisationer, innebär e-fakturering kombinerat med elektronisk fakturahantering en stor positiv förändring för hela verksamheten.

Print or share Publish date: 2018-09-13