Blog / Fakturabehandling

Hur mycket kostar hanteringen av företagets leverantörsfakturor?

Om hanteringen av leverantörsfakturor fortfarande görs manuellt, finns en stor potential till framtida kostnadsbesparingar.

Manuella processer är som regel ineffektiva, i synnerhet om företagets alla leverantörsfakturor kommer in på olika sätt och i olika kanaler. Att därefter hantera och få attest på fakturor, inköpsordrar och personalens utlägg är resurskrävande och ger en långsam process.

Att manuellt stansa in fakturainformation ökar risken för fel i de data som ligger till grund för den ekonomiska rapporteringen. Att begäran in attest från rätt person är tidskrävande och kan ge upphov till försenade betalningar. Detta är inte bara är ett problem ekonomiavdelningen, utan även för inköpsavdelningen som kan få problem med relationen till leverantörerna. Den kund som ofta betalar för sent riskerar att mista eventuella rabatter och vid mycket sena betalningar kan extra påminnelse- och inkassoavgift tillkomma.

Med dagens moderna teknik finns en lösning på problemet!

Elektronisk hantering av leverantörsfakturor

Ett centraliserat digitalt system som tar emot alla inkommande fakturor är första steget i effektiviseringsarbetet. I stället för att manuellt registrera data från leverantörsfakturorna i ett exceldokument eller direkt i ekonomisystemet, tar den digitala fakturahanteringslösningen hand om detta arbete. Fakturorna skannas och tolkas sedan automatiskt av systemet.

Digitalt arkiv för leverantörsfakturor

När fakturorna väl finns i systemet, fungerar detta också som ett attestflöde och ett digitalt arkiv – vilket gör att du slipper hanteringen av pappersfakturor och arkivering. Leverantörsfakturorna skickas ut i ett förutbestämt attestflöde där både anställda och chefer får möjlighet att granska och attestera fakturorna digitalt – i ett mail eller i mobilen.

När fakturan är godkänd för betalning förs information över till ekonomisystemet för betalning. Med en integration mellan fakturahanteringslösningen och ekonomisystemet, kan hela flödet från inköp till betalning automatiseras.

Fakturahantering som molntjänst

Att implementera en modern fakturahanteringslösning är inte så tidskrävande och med ett flexibelt system är det möjligt att även automatisera komplexa attestflöden. Om du väljer elektronisk fakturahantering som molntjänst, krävs dessutom minimalt med interna IT-resurser när lösningen skall implementeras.

För organisationer som vill öka produktiviteten och sänka hanteringskostnaden för sina leverantörsfakturor, så är elektronisk fakturahantering vägen framåt. En digital lösning ger också andra fördelar såsom bättre kontroll och sökbarhet bland fakturor under hela processen. Att inte ta steget över till automatiserad fakturahantering kan på sikt bromsa tillväxten och påverka vinstmarginalen negativt.

Läs gärna mitt tidigare blogginlägg Skapa mer tid med elektronisk fakturahantering (EFH) eller boka en demo så berättar någon av mina trevliga kollegor mer om Palettes smarta lösningar.

Print or share Publish date: 2018-07-06