Blog / Fakturabehandling

Fem tips för sommaren från Palette

För er som förbereder semestern

  • Varningslistan – i Sverige

Under semestertider är det vanligt med sommarvikarier på ekonomiavdelningen – medarbetare som kanske inte har samma kunskap och kontroll som den ordinarie personalen inom leverantörskontra. Det är just då som bluffleverantörerna är framme. För att skydda sig mot bluffakturor kan man prenumerera på vår tjänst Varningslistade leverantörer. Då får ni direkt vid ankomst en varning om att fakturan kan vara varningslistad. Denna tjänst erbjuds i Sverige.

  • Avtalsmatchning

Om ni använder Palette avtalsmatchning så kan ni automatisera processen för fakturor. Se till att fakturor som kan matcha mot avtal inte blir liggande under sommarmånaderna. Sätt istället upp regler för fakturorna och se till att få en ”förattest” på avtalet innan sommaren. På detta sätt kan dessa fakturor gå rätt in för definitivbokning och bli betalda.

För verklig ledighet

  • ”Vikariehantering”

Under semestertider kan man använda tillfällig användare i Palette. Man delegerar då sin roll/inkorg till en annan användare som under min frånvaro kan hjälpa till att ta hand om de fakturor/rekvisitioner/avtal/utlägg som jag ska attestera. Det är möjligt att lägga vikariehantering i flera steg: att en person tar ansvar för min inkorg från YYMMDD till YYMMDD och att nästa sedan tar över från YYMMDD till YYMMDD. Även om du har en vikarie på din roll så kan du ändå gå in och se och hantera ärenden i Palette om du önskar. Efter semestern kan man söka på vilka fakturor/avtal/rekvisitioner/utlägg som har hanterats av din roll men utav din vikarie.

Under semestertider har man på ekonomifunktionen ofta sommarvikarier som inte har samma kunskap och kontroll som den ordinarie leverantörsreskontrapersonalen. Om man då arbetar med egen skanning så ökar risken med att få in felaktig information p.g.a. att man har gjort fel i skanningen. Genom att istället öka andelen E-fakturor som ankommer till systemet minskar ni den manuella felkällan eftersom all data kommer in precis så som leverantören skickade den.

Det kan vara optimistiskt att börja med e-faktura några veckor innan semestern, men det är väl värt att planera in projektet i god tid före nästa semesterperiod. Läs mer om e-fakturatjänsten PaletteNetwork.

För er som måste arbeta lite

  • Mobile

Om ni har vår mobillösning kan alla hantera sina fakturor och rekvisitioner även på resande fot. I PaletteMobile kan ni attestera, kontera, lägga kommentarer, uppdatera flödet och sköta inleveranser. Det finns ingen ursäkt för att låta fakturor bli liggande.

 

 

Print or share Publish date: 2018-06-18