Blogg / Purchase-to-pay

Automatisering av P2P-processen möjliggör ökat samarbete mellan ekonomi och inköp

Strategiskt samarbete mellan ekonomi och inköp kan ge stora besparingar och även förenkla förhandlingsarbetet med leverantörer. Som regel leder ett ökat samarbete mellan dessa två funktioner till bättre lönsamhet för hela företaget.

Enligt en nyligen gjord studie har företag där CFO och CPO har ett nära samarbete tre gånger så hög ROI på sin inköpsfunktion. Dessa företag drar också i högra grad nytta av nya innovationer.

När personalen inom ekonomi- och inköpsfunktionen har en djup förståelse för varandras arbete, kan de sätta upp kriterier för att leverera värde och effektiva processer som gynnar hela företaget.

Dock ska man komma ihåg att om inköpen hanteras manuellt, kan det vara svårt att genomföra processeffektiviseringar och samla in nödvändig data för att vidareutveckla arbetsrutinerna.

Vill samarbeta mera

54% av företagen uppger att deras CFO och CPO arbetar tillsammans enligt en undersökning om strategiskt inköp från Proactis. Trots detta säger många av företagen att man skulle behöva samarbeta ännu närmare och på ett mer effektivt sätt.

Enligt rapporten saknar fortfarande 46% av organisationerna fullt engagemang mellan avdelningscheferna, vilket kan vara ett hinder för det grundläggande utvecklingsarbetet som behövs idag. 33% av företagens ekonomichefer/CFOs säger att de bara delvis hjälper till att vidareutveckla rutiner och riktlinjer gällande inköp.

Så vad är det som gör att många inte har det nära samarbete som behövs? Enligt samma undersökning, är ny teknologi nyckeln till framgång, när det gäller att skapa värden i upphandlingsprocesser.

Systemstöd för processen från inköp till betalning ökar möjligheten att samarbeta

Att ha en modern lösning som hanterar hela flödet från inköp till betalning (purchase-to-pay), möjliggör ett tätare samarbete mellan ekonomi- och inköpsavdelningarna. Att introducera en effektiv plattform med ett standardiserat sätt att göra beställningar från godkända leverantörer, där all information dessutom sparas i ett och samma system, ger många fördelar. Både ekonomi- och inköpsavdelningen får möjlighet att kontrollera kostnader och att se realtidsdata över hur företaget presterar i förhållande till uppsatta mål.

Med en modern P2P-lösning kan du:

  • Automatisera och kontrollera att företagets inköpspolicy efterföljs
    När alla varor och tjänster beställs i ett och samma system, är det möjligt att följa upp att personalen beställer rätt vara från rätt leverantör, d v s den vara som ger bäst ”value for money”.

 

  • Stöd för att förhandla till sig leverantörsrabatter
    En effektiv lösning för purchase-to-pay förser ekonomiavdelningen med data som hjälper till att reducera leverantörskostnader. Om du t.ex. har en leverantör vars fakturor passerar genom systemet utan något manuellt arbete (en s.k. ”touchless process”), skulle du kunna uppmana inköpsfunktionen att förhandla fram rabatter mot kortare betalningsfrist.

 

  • Få tillgång till tillförlitlig data för att göra analyser med hjälp av ett Business intelligence-verktyg
    När hela organisationens inköp registreras, kan man enkelt skapa rapporter över inköpsbeteendet. Detta hjälper både ekonomer och inköpare att göra bättre strategiska planer. I klartext: ekonomiavdelningen kan informera inköpsfunktionen om förändrade inköpsmönster faktiskt bidrar till ökad lönsamhet och vilka förändringar som behövs för att uppnå de affärsmässiga målen.

 

  • Automatisering möjliggör innovation
    Genom att automatisera hela processen från inköp till betalning med rätt mjukvarustöd, kan mycket tid frigöras för personalen, som istället kan fokusera på innovativt och strategiskt arbete som bidrar till att uppnå högre lönsamhet.

 

Ett närmare samarbete mellan ekonomi- och inköpsavdelningarna bidrar också till att sätta upp rätt KPIer för att mäta effektiviteten i processerna.

Läs mer om Palettes lösningar för automatisera hela processen från inköp till betalning (purchase-to-pay) här.

 

Print or share Publish date: 2018-03-15