Blogg / Purchase-to-pay

E-inköp bidrar till automatisering

Traditionella metoder för upphandling och inköp skapar idag stora utmaning för inköpsfunktionen.

Beställningar och inköpsordrar som görs manuellt, på olika sätt, ger upphov till extra administration både för inköps- och ekonomiavdelningen. 40% av medarbetarna på inköpsavdelningen som idag saknar inköpssystem känner sig överbelastade, enligt en ny rapport från Onvia.

Allt fler organisationer vill implementera ett inköpssystem även för indirekta inköp. Amerikanska PayStream Advisors rapport 2017 Procure-to-Pay for Indirect Spend Report pekar på en stark ökning av antal företag som väljer att investera i denna typ av systemstöd. Enligt undersökningen använder nu 53% av de tillfrågade organisationerna någon form av mjukvara i för sina indirekta inköp, jämfört med bara 34% 2016.

Trots en stark ökning, är det fortfarande många företag som inte drar nytta av de fördelar som ett system kan ge. Så vilka är då fördelarna med e-inköp?

Vad är e-inköp?

E-inköp är ett sätt för organisationer och företag att hantera inköp digitalt. Med e-inköp kan anställda beställa t.ex. kontorsmaterial, telefoner och datortillbehör via en webbaserad plattform som erbjuder många olika leverantörer.

E-inköp möjliggör för inköpsavdelningen att styra mot de leverantörer och varor som ger bäst valuta för pengarna. Fördelaktiga avtal med olika leverantörer förhandlas fram och sedan erbjuds produkter och tjänster från dessa utvalda leverantörer i inköpssystemet.

E-inköp skapar vinster

E-inköp kan skapa stora fördelar för din organisation. Att kunna göra alla indirekta inköp via en användarvänlig webbaserad portal sparar tid. Anställda som behöver köpa saker behöver inte själva leta efter det bästa erbjudandet hos olika aktörer och man slipper långa mailkonversationer för att genomföra själva köpet. Hela flödet från inköp till betalning effektiviseras.

Vid e-inköp slipper du skicka och ta emot pappers- eller PDF-fakturor från olika källor via post eller e-mail och det behövs heller ingen kontroll för varje liten beställning. Många system för e-inköp har också automatiserad datafångst, vilket ger inköpsavdelningen tillförlitlig data över organisationens konsumtion samlat på ett ställe.

System för e-inköp ger också en möjlighet att kontrollera att inköp faktiskt görs enligt en beslutad inköpspolicy, vilket i sin tur minskar de s.k. vilda inköpen. Detta ger så klart lägre inköpskostnader och det bidrar också till förbättrade relationer med de prioriterade leverantörerna.

Effektivisera dina inköp med Palette

Palettes inköpsmodul PaletteBuyer hjälper dig att kontrollera, reglera och automatisera företagets indirekta inköp. Samtidigt integreras hela processen från inköp till betalning i ett och samma system, eftersom PaletteBuyer har en färdig integration till fakturahanteringsmodulen PaletteInvoice. PaletteBuyer kan liknas vid en användarvänlig webbshop där anställda enkelt kan hitta den produkt eller leverantör de söker genom att ange olika kriterier eller önskemål.

PaletteBuyer ger dig en säkrare, snabbare och mer kostnadseffektiv inköpsprocess.

Print or share Publish date: 2018-01-31