Blog / Purchase-to-pay

Fem utmaningar för inköpsavdelningen

Inköpsavdelningen är en viktig del i ett företag och att effektivisera inköp har fått allt större fokus på senare tid. Genom att starta en dialog mellan ekonomi- och inköpsavdelningen förstår man bättre varandras utmaningar och på så sätt bidrar till utveckla ett mer effektivt arbetssätt genom hela organisationen.

Utvärdera dina leverantörer

Att börja i leverantörsleden är ofta ett bra sätt när man vill effektivisera inköp. Många gånger har man en bra relation till sina leverantörer men det är ändå viktigt att relationerna utvecklas och underhålls.

Skapa långsiktiga samarbeten

En utökad leverantörsdialog är bara av godo och handlar inte enbart om att pressa pris och skapa rabatter. Vi säkrar också upp att leverantören kan skapa värden som ligger i linje med våra egna visioner och värdegrunder. Detta skapar en långsiktig grund för våra framtida prioriteringar.

En rapport från Canon har identifierat fem stora utmaningar för inköps- och ekonomifunktionen som vi tror många kommer att konfronteras med under 2018.

Nedan redogör vi för dessa och pekar på hur Palette kan hjälpa till i arbetet med att anta utmaningarna.

1. 55% anser att de kommer att behöva förbättra sin P2P-process

Förbättring av process handlar normalt om effektivisering och automatisering, men kan likaväl handla om hur vi som människor kan ta till oss dessa nya processer. Vi behöver skapa användarvänliga, trygga och stabila miljöer.

Palette: Har ett bra utbud av digitala lösningar för att effektivisera hela processen från inköp till betalning, där användarvänlighet och mobilitet är nyckelbegrepp.

2. 51% anser att det är viktigt att reducera inköpskostnader

Reducera inköpskostnader innebär normalt att vi vill handla rätt, till bästa möjliga pris, med en leverantör som håller vad den lovar. För många organisationer betyder detta att gå mot en högre andel avtalsbaserade inköp med förhandlade priser och villkor från färre, men utvalda leverantörer.

Palette: Har ett inköpssystem där vi dels kan visa ingångna avtal, men där vi också kan styra våra medarbetare mot ”rätt” inköpsbeteende.

3. 39% anser att man behöver en ökad styrning av indirekta inköp

Att få ordning på inköp är en ledningsfråga. Det behövs en tydlighet om varför vi ska börja handla från ett inköpssystem. Detta förankras tidigt i organisationen om arbetet styrs från högsta ledningen. Med ett tydligt budskap från ledningen och en djup förankring i organisationen har man goda förutsättningar att lyckas.

Palette: Ett system för P2P (purchase-tp-pay) är själva grunden till styrning. Om alla transaktioner skapas i ett system har vi också bästa förutsättningar att följa upp och säkra efterlevnaden, s.k. ”compliance”.

4. 33% vill minska riskerna som finns i leverantörskedjan

För att reducera riskerna inom leverantörledet, behöver du arbeta aktivt med hela inköpsprocessen. Börja med att göra en sammanställning över dina leverantörer och lista dem i ordning efter vilken risk de utgör för din organisation. Utgå sedan från listan när du pratar med dina leverantörer i syfte att få dem att bidra med ökade värden och minskad risk.

Palette: PaletteNetwork knyter ihop dina leverantörer i ett digitalt nätverk, vilket minskar risk och ökar automatiseringen. Dessutom bidrar det till bättre datakvalitet för den ekonomiska rapporteringen.

5. 29 % tycker att man måste öka efterlevnad (”Compliance”)

Intern förankring i organisation en är nyckelfaktor till framgång. Vi måste säkra att vi når ut med information om de vägval vi gör och att medarbetarna enkelt har tillgång till prioriterade leverantörer. Vi vill styra mot avtalat sortiment men det är också viktigt att behoven i verksamheten tillgodoses.

Palette: Praktisk information kring leverantörer, avtal och sortiment speglas ut i inköpssystemet PaletteBuyer. Detta förenklar och skapar förutsättningar för efterlevnad.

On-demand webinar med Purchasing Insight

Om du vill veta mer om hur man kan optimera sina inköp och samtidigt automatisera hela processen från inköp till betalning, rekommenderar webinaret How to Achieve Complete Visibility in Purchase to Pay producerats av Londonbaserade Purchasing Insights, tillsammans med P2P-specialister från Canon Eurpe och Palette Software. Webinaret innhåller även en utförlig demo av PaletteDashboard.

Print or share Publish date: 2018-01-17